Slipp småpraten fri

- Frykt ikke Workplace. Med en god strategi kan du ta ut stor verdiskapning på tilgjengeliggjøring av kunnskap og tilgang til kollegaer gjennom gruppediskusjoner på nett, sier Mari Sophie F. Hveem i Styrmand.

Gruppediskusjoner er en av årsakene til at sosiale medier har tatt av. De gjør det enklere å arrangere aktiviteter og holde hverandre oppdatert. Men selv om majoriteten av nordmenn bruker Facebook og lignende til nettprat og raske avklaringer privat, har få bedrifter fått samme verdiskapning med egnede verktøy for internkommunikasjon tilpasset bedriften. Internkommunikasjon hemmes stadig av tidsslukende eposttråder og inaktive intranett. 


Mari Sophie F. Hveem

- Med verktøy som Workplace møter du de ansatte med et grensesnitt de er vant til å bruke, og hvor nytteverdien føles reell veldig raskt, sier Mari Sophie. Hun er rådgiver og prosjektleder for implementering av Workplace hos flere store offentlige og private aktører. 

Verdi

Denne type nettbaserte verktøy for internkommunikasjon, hvor du både kan samhandle, chatte og dele informasjon er teknisk sett enkelt å implementere, men samtidig et kraftfullt verktøy. Den viktige årsaken er nettopp samhandling.

– Det er så enkelt som kunnskapsdeling, en mer effektiv hverdag fordi du raskere får svar på det du lurer på, og forbedrede arbeidsprosesser – spesielt med kollegaer som ikke sitter på samme sted som deg. Ofte kan det være tungvint å sende ting på e-post. Det blir også veldig formelt. Det er ikke alt innhold som passer der, sier Mari Sophie. 

– Det er mye enklere å finne folk i Workplace enn i klønete ansattregistre. Og det er enkelt å spørre etter kompetanse. Derfra kan du henvise til informasjon på intranett eller i eksempelvis en Sharepoint-løsning – du får samlet ting mye bedre, sier Mari Sophie. 

– I dybdeintervjuer jeg har kjørt hører jeg at fagforaene som er opprettet på tvers av enheter er de mest nyttige. Sammen med grupper for prosjekter og enkeltteam skaper de den største verdien for den gjengse ansatte. Workplace fungerer også hvis du skal dele noe av mindre jobbrelatert art; hvis du har noen billetter til overs sender du ikke e-post til alle ansatte, sier hun. Samtidig er Facebook et så kjent og intuitivt verktøy at opplæringsbehovet er minimalt, og hun legger til at dette er grunnen til at hun anbefaler Facebooks verktøy fremfor andre.

Motkrefter

Det er spesielt én motforestiling som bremser utviklingen, og det er en generell skepsis til amerikanske nettselskap og deres datasikkerhet.

– Mange frykter regelverket til amerikanske selskaper og at man skal miste kontroll på informasjonen, men alt dette er håndterbart med en god kontrakts- og implementeringsstrategi, sier Hveem.

– Du har eierskap til dataene. Facebook kan ikke uten videre trekke dem ut. Men ja, du legger mye data hos noen, sier Hveem. Hun forteller at man kan ta ut verdiene i løsningen på en trygg måte ved rett og slett å innarbeide tydelige regler for bruken.

– Du velger selv hva du legger inn. Som arbeidsgiver kan du også sette restriksjoner for hva som kan og ikke kan deles, og ikke minst sette opp tydelige kjøreregler, sier hun. 

– Det bør for eksempel ikke brukes til saksbehandling, herunder at man ikke deler sensitiv informasjon. Det er viktig med en grundig gjennomgang av risikoelementene og å forankre kjøreregler for bruken. Bevisstgjøring av brukerne er det viktigste vi jobber med. Det hjelper ikke å teknisk ha et 100 prosent sikkert system. Det er mennesker som skal benytte det, og da vil det alltid være en risiko. Men det fjerner blant annet behovet for opprettelse og bruk av jobbrelaterte grupper på privat Facebook-– noe som skjer i de fleste bedrifter. Det kan florere av slike grupper, og her er det Facebook som eier alle dataene. Så lenge du betaler for det, er det du som eier alle dataene som deles i Workplace.

Tett på med mobilen

De største utfordringene for bedriften er langt mer fundamentale, mener hun. Med et verktøy som Workplace får mange bedrifter sin første virkelig effektive kommunikasjonskanal på mobilen. Det gir bedre oppdateringsmuligheter for arbeidsgrupper som ikke har sin arbeidsplass foran en PC-skjerm. At man får tilgang til diskusjoner og informasjon via den kanalen som passer en best, enten det er PC, nettbrett eller mobil, gjør også at man kan oppdatere seg og delta når det passer. Dette utfordrer ansattes disponering av tid på en ny måte.

– Kritikerne mener det gir støy og mye irrelevant informasjon. Andre mener man blir for tilgjengelig hele tiden, sier Mari Sophie. Personer som er sykmeldt eller i permisjon sier også at de setter pris på å ha muligheten til å følge med, og at det gjør det lettere å komme inn i jobbflyten igjen. Dessuten viser forskning at de som føler nærhet til jobben og at de blir sett av sjefen har lavere risiko for sykmelding enn andre, sier hun.

– Vi har hatt tett dialog med verneombud og fagforeninger. Vi trodde disse grupperingene kanskje ville være skeptiske og mene dette utfordrer grensesetting for de ansatte. Men tilbakemeldingene er at de også ser positivt på dette, både som kulturbyggende og sykdomsforebyggende.

Den gode tilgjengeligheten med bedre integrering av alle ansatte kan tvert imot være en større utfordring for mer konservative ledere, har Mari Sophie erfart. 

– Som ansatt får du en stemme på lik linje med andre i bedriften. Det blir vanskeligere å være en autoritær leder når diskusjonene går fritt. Ledere som ønsker verktøyet velkommen sier de føler det er lettere å være tilgjengelig for alle ansatte og at de får bedre tid til å faktisk lede.

Organisasjonsendring, ikke implementering

Erfaring viser at mye av dagens internkommunikasjonsløsninger har dårlig effekt. Nyhetsbrev åpnes og leses av for få og intranett besøkes sjelden. Sharepoint og lignende har dårlige diskusjonsmuligheter. Workplace tas enkelt i bruk gjennom en app på mobiltelefonen eller en adresse i nettleseren. Eneste implementering er nedlasting av app, registrering av brukere og oppsett av grupper. I tillegg bør man i litt større selskaper sikre at kun ansatte som jobber i bedriften har tilgang til verktøyet via integrasjon mot et ansattregister, eksempelvis HR-system. Mange har også satt opp integrasjon mot Office 365 eller Sharepoint.

– Det er viktig å ha fokus på endringsledelse. Selv om det er enkelt å implementere må du ha en strategi og klare målsetninger for bruken, sier Mari Sophie, som har bakgrunn innen HR, informasjonssikkerhet og har jobbet med endringsledelse i større og mindre selskaper i mange år.

Bedriften har kanskje e-post og et intranett eller dokumenthåndteringssystem. Så kommer en dialogbasert informasjonskanal internt i tillegg. Det må avklares hvilke kanaler som skal brukes til hvilke budskap, og det må jobbes med lederne for å få dette integrert slik at alle vet hvordan man skal jobbe, hvor man henvender seg og hvem som kan bistå.

– Lederforankring er helt avgjørende. Start på toppnivå og gjør dem trygge på strategiene og kanalene, så kan det dryppe lagvis nedover i organisasjonen. I tillegg må du ha noen ambassadører som fremsnakker løsningen. Dette er klassiske trinn fra endringsledelse, sier hun.

Opplysningsarbeidet sikrer bedriftens data. Folk må forstå hva slags løsning de bruker og hvem som eier dataene. Det er som tidligere nevnt i hovedsak to ting som skal unngås - og det er saksbehandling eller arkivverdig innhold og sensitive opplysninger. For en HR-gruppe betyr det at de lærer alle å forstå forskjellen på «jeg har lungebetennelse, hvordan går jeg frem for sykmelding» versus «hvordan går jeg frem for å finne retningslinjer for sykemelding». Forsto du forskjellen? Den første setningen inneholder informasjon som ikke skal kringkastes.

– Et tydelig hierarki for administrasjon, moderering og god opplæring gir mye av informasjonssikkerheten.

Utrullinger kan med fordel gjøres suksessivt. En pilot Mari Sophie har arbeidet med brukte to måneder på å rulle ut til 3 500 medarbeidere for å sikre at alle fikk den informasjonen de trengte. Første måned var fokus på ledere og superbrukere, andre måned fokuserte vi på de "vanlige" ansatte.

Verre hvis du ikke gjør noe

I tillegg til målsetninger om kunnskapsdeling, samhandling og kulturbygging, har mange også med en fjerde, som er å få bukt med skygge-IT-systemene. Mari Sophie avslutter med å advare mot å vente, og sier de fleste bedrifter vil oppdage at ansatte allerede "sniker seg" til å benytte lignende funksjonalitet ved bruk av tjenester som eksempelvis Dropbox, Google-plattformen, Slideshare, Filezilla, eller private Facebook-kontoer. Det fører til at bedriften har IT-løsninger som ikke er sikret.

– Ansatte forventer denne funksjonaliteten, for de bruker den allerede privat. Hvis du bruker Workplace har du mer bestemmelsesrett og kontroll enn om dine ansatte bruker private Facebook-kontoer. Du kan velge hvem som tar det i bruk og hvordan det brukes. 

Oppsummering

  • Teknisk innføring og opplæring er ukomplisert gitt en god implementeringsstrategi
  • Bruker må bevisstgjøres verdiene av denne type verktøy: Kunnskapsdeling, samhandling, effektivisering og kulturbygging. Virksomhetens kjøreregler følges opp med opplæring, motivasjon og konstruktiv moderering av innhold
  • Datasikkerheten kan ivaretas forutsatt en god implementeringsstrategi, og noe tilpasning av kontraktsvilkår 
  • Integrasjon med autentiseringsløsninger, andre informasjonskilder og e-post er håndterbart
  • Ombud og skeptikere vil se verdien av verktøyet gitt en god implementeringsstrategi
  • Dette er endringsledelse. Hva vil vi oppnå? Hva skjer om du ikke gjør noe?